Проектный офис – это специализированное подразделение, которое централизует управление проектами и ресурсами, необходимыми для их выполнения. Давайте подробнее рассмотрим, чем занимается проектный офис.

Если говорить кратко, то Проектный офис имеет всего две ключевых задачи:

  1. Запуск и остановка проектов.
  2. Методологическая поддержка выполнения проектов.

Запуск и остановка проектов

Так, как ресурсы компании ограничены, то нельзя запускать проекты просто потому что "Мы договор подписали, надо запускать проект" или "Собственник захотел". За принятие решений о том, КАКОЙ проект запускать, а какой останавливать принимает решения проектный офис. Другими словами, ключевая задача Проектного офиса является принятие решений о запуске и остановке проектов. Если такой структуры как "Проектный офис" в компании нет, то её может заманить "Проектный комитет".

  • Запуск проекта: Проектный офис анализирует потенциальные проекты с точки зрения их приоритета, экономической целесообразности и соответствия стратегическим целям компании. На основе этого анализа принимается решение о запуске проекта.

  • Остановка проекта: В случае необходимости в переброске ресурсов на "горящий проект" Проектный офис принимает решения о том, КАКОЙ проект должен быть остановлен.

  • Контроль проектов: Чтобы принимать решения о запуске и остановке необходимо контролировать состояние проектов. Руководители проектов не могут быть предоставлены сами себе, их тоже кто-то должен спрашивать "Всё ли у тебя идёт по плану?","Нужна ли помощь?", "Как вернуть проект в зелёную зону?". Поэтому функция контроля для Проектного офиса является обеспечивающий для того чтобы принимать решения о запуске и остановке проектов.

Таким образом, проектный офис является "Центром принятия решений" относительно формирования производственного плана выполнения проектов.

Методологическая поддержка

Помимо запуска и остановки проектов, проектный офис играет важную роль в методологической поддержке руководителей проектов и их команд.

  • Совершенствование методологии: Любая методология не может быть разработана в вакууме. Обычно руководители проектов что-то сами начинают применять, и у них получаются хорошие результаты. Поэтому нужна структура или человек в компании который после завершения проекта спросит "А почему тебе удалось, так хорошо выполнить проект?". Такой структурой является Проектный офис, или офис управления проектами. После получения ответов от руководителей проектов Проектный офис может обновить действующие правила, политики и регламенты для того, что бы новые проекты выполнялись проще и быстрее.

  • Обучение и консультации: Проектный офис проводит обучение и предоставляет консультации руководителям проектов по вопросам применения методологии управления проектами. Это помогает повысить уровень компетенций руководителей проектов и повысить управляемость проектов даже у неопытных руководителей проектов.

  • Анализ и улучшение: Проектный офис анализирует результаты завершенных проектов, выявляет лучшие практики и области для улучшения, а также вносит коррективы в методологию управления проектами с целью повышения скорости и качества выполнения будущих проектов.

Своя методология управления проектами – это ценный актив компании, который позволяет достигать целей проектов в срок, в рамках бюджета и с требуемым уровнем качества.

Заключение

Проектный офис играет ключевую роль в обеспечении успешной реализации проектов и достижении стратегических целей компании. Он обеспечивает единую точку принятия решений, внедряет и совершенствует методологию управления проектами, а также оказывает методологическую поддержку руководителям проектов. Внедрение проектного офиса – это стратегическое решение, которое может существенно повысить эффективность работы компании в целом.

Информационная система управления проектным офисом BIPULSE

BIPULSE обеспечивает контроль выполнения всех проектов, автоматизированное ресурсное планирование и поддержку принятия решений о запуске и остановке проектов. А именно:

  1. Единая точка контроля всех проектов на "диагональном буфере". Сразу виден прогресс каждого проекта и его отклонение от графика.
  2. Автоматическое многопроектное ресурсное планирование упрощает принятие решений о запуске. BIPULSE подскажет когда можно начать проект исходя из текущей занятости ресурсов компании.
  3. Поддержка приятия решений на основе приоритетов и финансовых ожидний о проектов. Срезы данных "Финансовый план" обеспечивают работу с финансовым потоком компании и предсказание кассовых разрывов.