Рассмотрим ситуацию

Всем кто занимается управлением проектов возможно до боли знакома такая ситуация:

Руководитель проекта контролируя ход задач по проекту обнаруживает, что прогресс по задаче невелик и есть угроза срыва сроков ее выполнения. Обращаясь к Исполнителю он пытается выяснить в чем причина, ссылаясь на то, что тот сам давал оценку, в которую сейчас не вписывается. В ответ получает “отмазку”, что того привлекали к выполнению срочных внеплановых задач (разбор и исправление ошибок текущего/прошлого/еще-какого-то-там важного проекта).

И ведь действительно такое имело место и быть, но теперь надо что-то с этим всем делать же. И тут обычно следуют, как минимум два выхода: руководитель проекта пытается жонглировать сроками и корректирует план, либо Исполнитель “ в поте лица” в неурочное время (после работы или в выходные) пытается нагнать отставание от графика, чтобы постараться выполнить задачу в срок.

Думаю, что все с такой ситуацией сталкивались и не раз.

Почему так происходит?

Причина до банального проста. Выполняя планирование загрузки между проектами нужного сотрудника, практически все руководители зачастую наступают на одни и те же “грабли” - они “пилят” время Исполнителя на все 100% загрузки его рабочего времени. Причем эта ошибка повторяется из проекта в проект, и если вдруг что-то идёт не так, то они не перестают  удивляться почему сотрудник не укладывается в так хорошо запланированные ими сроки.

Еще хуже дело обстоит, когда такое планирование загрузки выполняет руководитель подразделения сотрудника, т.е. фактический владелец ресурса. На моей памяти был курьезный случай когда “распил” руководителем загрузки своего сотрудника между проектами привел к тому, что последний был “расписан” на 24 часа в сутки. Мой саркастический  вопрос: “Она у вас случаем не робот ли? Ведь, судя по графику спать ей некогда” вызвал гомерический хохот и “уложил под стол” половину сотрудников проектного офиса компании.

Что делать?

Что же делать, чтобы избежать такой ошибки? 

Еще в начале моей карьеры в качестве руководителя проекта я получил совет от более “старшего товарища”, что планировать ресурс нужно не более чем на 6 человеко-часов в день, что составляет 80% от его рабочей загрузки.

В дальнейшем опыт действительно показал, что, если вы хотите иметь у себя здорового, “неперегоревшего”, жизнерадостного и производительно работающего сотрудника, то верхняя планка максимальной загрузки должна варьироваться между 70 - 80% его рабочего времени.

Возможно кто-то может не согласиться и сказать, что если сотрудник будет загружен только на 70 - 80%, то остальное время он будет “курить бамбук”. Увы, я не соглашусь с такой точкой зрения. Реальность такова, что эти пресловутые оставшиеся 20 - 30 % все равно будут заняты у сотрудника, если не срочными внеплановыми задачами, то различного рода организационными мероприятиями, такими например как разного рода совещаниями, или, нынче модными в средних и крупных компаниях, аттестациями, обучениями и т.п.. Да даже личные дела, такие, которые нужно решить в том же отделе кадров, например, оформить какие-то справки для кредита или заявление на отпуск, потребует делать это именно в рабочее время. Т.е. иными словами, в течение рабочего дня всплывут, если не какие-то внеплановые рабочие вопросы, то обязательно какие-либо другие “уважительные причины”, которые могут “откусить” определенный процент рабочего времени сотрудника.

Выводы

Еще на этапе планирования необходимо учитывать процент загрузки ресурса не превышая максимальный порог в 80% его рабочего времени. Если сотрудник задействован на других проектах или активностях, то лучше процент загрузки заранее оговорить с коллегами. Учитывая эти факторы можно рассчитать сроки и получить реалистичное расписание проекта, что значительно облегчит не только Вашу жизнь, но и жизнь Вашего сотрудника.

Ссылки по теме

  1. Pulse Management. Правила оценки длительности задач
  2. Pulse Management. Точность планирования