Что такое Система управления проектами

Прежде чем разбираться с вопросом "для чего нужна", я предлагаю определиться с терминами:

  • Система — множество взаимосвязанных элементов, обособленное от среды и взаимодействующее с ней, как целое (Ф. И. Перегудов, Ф. П. Тарасенко, "Введение в системный анализ")
  • Система управления проектами (СУП) — Свод организационно-методических правил управления управления проектами в рамках организации.
  • Информационная система управления проектами (ИСУП) — программный комплекс (программа) обеспечивающий выполнение организационно-методических правил управления проектами в организации и помогающий принимать решения на основе информации хранящийся в программе.

Таким образом, мы дали определения всем частям. Часто в понятие "Система управления проектами" вкладывают именно "Информационную систему управления проектами", но это ошибка. Какая бы хорошей ни была ИСУП она бесполезна без СУП. Потому, что ИСУП - это  только система поддержки принятия решений и автоматизации рутины,  но правила принятия решений в Организации должны быть определены.

Для чего нужна Система управления проектами

Система управления проектами (СУП) нужна для определения правил игры. Для того, чтобы все понимали как выполнять проекты, как их планировать и анализировать. Система управления проектами - это свод правил, рекомендаций и регламентов который всем понятен все по нему следуют. А когда все согласны с правилами и правила выполняются без приказов сверху, а потому что "здесь так принято", то появляется Культура организации. Таким образом, Система управления проектами может служить основной для появления Культуры.

Для чего нужна Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектами (ИСУП) нужна для того чтобы помогать принимать решения на основе показателей. Хорошая ИСУП это не только диаграмма Гантта и графики сгорания объема работ, но еще и подсказки и рекомендации: "Что нужно сделать прямо сейчас".

Можно ли Task-Tracker назвать системой управления проектами? - Можно, если все ваши проекты просты и укладываются в формат "делай быстро и сейчас". На каком-то уровне зрелости организации это действительно так. Однако "проекты" - это в первую очередь про Цели и Стратегию организации. А значит хорошая ИСУП должна давать возможность оценить прогресс достижения целей на стратегическом уровне и принять решений по каждой из них.

Какие функции важны для Информационной системы управления проектами

С точки зрения управления проектам мы выделаем следующие ключевые функции ИСУП:

Планирование проектов

План проекта это программирование организации на выполнения определенного алгоритма действий. Человеческий фактор внесет изменения, но когда есть план - есть точка приложения усилий для корректировки.

Возможности анализа прошлого опыта.

Без анализа опыта мы не заметим корреляции между нашими действиями и результатом и будет наступать на те же "грабли".

Сводная и агрегированная информация.

Простые метрики, прогнозы и рекомендации для принятия решений лучше чем медитация над графиком расписания проекта и расчет отклонений.

Возможность учета ограничений о ресурсам.

Если мы говорим об Организации, то у неё всегда есть ограничения по ресурсам а значит нужно выстраивать (программировать) работу организации так, чтобы получить максимальную прибыль с имеющимися ресурсами.

Возможность посмотреть на те же данные с разных углов, с разной детализацией.

Лес не виден за деревьями. Это значит что нужно не просто "свернуть дерево задач", но и увидеть какую-то принципиально новую информацию о проектах, ресурсах. Часто возникает потребность увидеть "тоже самое но с точки зрения персонала" или "с точки зрения денег". И ИСУП должен отвечать на эти вопросы.

Сквозная информация и интеграция

ИСУП может быть реализован не одной программной системой, а несколькими. то что годится инженеру не подходит менеджеру и наоборот. Но в некоторых случаях это может быть интегрированная система где инженеру будет удобно и руководитель сможет принимать решения.

Фокусировка на важном

Хорошая ИСУП должна помогать принимать решения не только на стратегическом и тактическом уровне, но и в рамках каждого дня. Она должна отвечать на вопросы: "Что мне делать сейчас?", "Что мне делать завтра?"

Перечисленные возможности, конечно же есть в BIPULSE, потому что за каждой возможностью стоит обоснование зачем и когда это нужно. И Добавляя новый функционал мы каждый раз продумываем - "А где нужна эта информация?". Поэтому, наши модули расширений появляются не просто, как кнопка на боковой панели, а как полноценная математика, виджеты, колонки в во всех срезах данных.

И все это для ответа на два вопроса:

  1. Что мне как руководителю делать прямо сейчас?
  2. Что мне как исполнителю делать прямо сейчас?