Функция автоматизации проектного офиса в BIPULSE работает в условиях мультипроектной зависимой среды. В отличие от других систем управления проектами, BIPULSE спроектирован специально для матричных компаний, где на одного сотрудника приходится 5-6 проектов одновременно, а ресурсы распределены по всем проектам.

BIPULSE снимает главную боль бизнеса — нарушение сроков проектов. Это важно для компаний, для которых выполнение проектов вовремя и в полном объёме является коммерческим преимуществом.

Ключевая автоматизация включает три компонента: построение календарно-сетевого графика на основе загрузки ресурсов, сбор фактических данных об исполнении задач и автоматическую индикацию отклонений.

Система предоставляет метрики для оперативного контроля: что исполняется, что должно исполняться и когда завершится.

Цели и задачи автоматизации проектного офиса

Цель автоматизации проектного офиса: повышение скорости реагирования на отклонения проектов и сокращение времени на принятие решений.

BIPULSE обеспечивает достижение этой цели тремя ключевыми возможностями:

• Первое — поддержка принятия решений для запуска и остановки проектов на основе доступности ресурсов. Без автоматизации проектный офис не имеет актуальных данных для таких решений.
• Второе — систематизация проектного управления. Она выполняется через регламенты завершения проекта, когда проводится его анализ и на основе выученных уроков обновляются шаблоны проектов. Когда новый проект разворачивается из обновлённого шаблона, он получает более надёжный план. Так знания о том, как проект выполнялся, превращаются в активы предприятия, а не остаются в головах сотрудников.
• Третье — поддержка регулярного анализа состояния проектов. Руководитель PMO (Project Management Office, ПрОФ) контролирует каждый проект. Методология критической цепи и эргономика BIPULSE фокусируют внимание только на проблемных проектах. Всё совещание по анализу состояния портфеля и принятию решений занимает не более 15 минут, независимо от размера портфеля.

Механизм работы

Автоматизация работы проектного офиса в BIPULSE строится на трёх основных функциях.

• Первое — автоматическое или полуавтоматическое построение календарно-сетевого графика на основе текущей и прогнозной загрузки ресурсов. Система точно определяет, когда проект не будет начат, строит общий календарно-сетевой график по всем проектам сразу и даёт надёжную дату начала и завершения проекта.
• Второе — сбор факта. BIPULSE является системой двухуровневого планирования и контроля. В системе работают руководители проектов и инженеры. Если используется интеграция с системой исполнения задач, то BIPULSE собирает всю фактуру из внешней системы. Операционный цикл построен так, что система предоставляет метрики для оперативного контроля: что исполняется, что должно исполняться, что должно завершиться и когда. Это гарантирует отсутствие зависаний в исполнении задач.
• Третье — демонстрация отклонений и автоматизированное ресурсное планирование. Система автоматически показывает "хватит ресурсов или не хватит". Существуют ручной и автоматический режимы ресурсного планирования.

Что автоматизируется

BIPULSE автоматизирует четыре процесса: планирование, отчётность, контроль и коммуникации.

Планирование

На фазе планирования система показывает календарно-сетевой график с учётом доступной мощности ресурса и классической балансировки ресурсов.

BIPULSE строит критическую цепь проектов и планирует проекты по мере доступности ресурсов. Можно автоматически распределить проекты по календарю в зависимости от доступного ресурсного пула и распланировать размеры буферов. Если вы готовы применять критическую цепь и понимаете, что такое буфер критической цепи, система сама посчитает размеры всех буферов критической цепи, буферов питающей цепи, а также посчитает всё потребление буферов при исполнении проекта.

В BIPULSE шаблон проекта — это не отдельная сущность с особыми правами доступа, а договорённость о том, что какой-то проект или программа используются как образец. Шаблонизация работает через копирование. Можно создать шаблон любого масштаба: пакет работ, проект, программу. Так накапливается экспертиза. Вы анализируете старый проект, находите, что можно улучшить, обновляете шаблон. Новый проект, развёрнутый из обновлённого шаблона, получает более надёжный план. В качестве шаблона можно использовать любой завершённый проект — в этом случае сохранится всё, кроме состояния задач и отчётов по ним

Отчётность

BIPULSE работает в парадигме «отчёты без отчётов». Преднастроенные срезы данных дают моментальный отклик на любой запрос: по точке зрения (план работ, персонал, расписание, продуктивность и другие), по уровню детализации (задачи, проекты, программы) и по временному срезу (вчера, сегодня, завтра). Вы просто фокусируетесь на нужном проекте, сотруднике или команде — и система показывает его состояние во всех проекциях (N-мерного пространства управления проектами). Никакой настройки отчётов, никаких конструкторов. Это работает как поворотный куб: сменили угол — получили новый срез данных.

Если требуются специфические отчёты, вы можете подключить внешнюю BI-систему или систему подготовки печатной отчётности к используемой СУБД PostgreSQL, либо использовать выгрузки из BIPULSE в Excel.

Контроль

Автоматизация BIPULSE построена вокруг единой точки входа. Сотрудник обязан заходить в систему регулярно и принимать решения по задачам и проектам.

Эргономика BIPULSE построена на принципах цифровизации проектного управления:

• после того как проект спланирован и запущен, задача руководителя: контролировать выполнение работ;
• постановкой задач занимается BIPULSE в соответствии с заложенным планом проекта.

BIPULSE является системой двухуровневого планирования и контроля. В системе работают руководители проектов и инженеры. При интеграции поверх внешней системы исполнения задач, BIPULSE собирает всю фактуру из внешней системы.

При использовании рекомендованного операционного цикла "Метода управления проектным бизнесом" вы получите все нужные метрики для оперативного контроля в "один клик": что исполняется, что должно исполняться, что должно завершиться и когда. Это гарантирует отсутствие зависаний в исполнении задач.

Встроенные уведомления автоматически оповещают о старте и завершении задач. Любые другие сценарии оповещений реализуются через внешних роботов, которые считывают метрики BIPULSE через API. Система не рассылает дайджесты на почту — такие письма через неделю уходят в спам, поэтому управление строится вокруг регулярного входа в систему.

Автоматизация не подменяет собой управленческие совещания. BIPULSE предоставляет все данные для выдачи приказов: остановить проект, запустить, приостановить, перебросить ресурсы.

Автоматически формируется персональный список задач для каждого сотрудника. Система работает как ежедневник: сотрудник видит, что нужно делать, запускает задачи, завершает — и автоматически получает следующие.

Коммуникации

В BIPULSE реализованы комментарии к задачам. Мы сознательно сделали комментарии только к задачам, а не к карточкам проекта или программы.

Для каждого обсуждения необходима тема: "Что, зачем и какую проблему решаем" и обязательно "Решение" (отчёт).

Как система выявляет проблемы

Проектный офис не может разбирать каждый проект вручную — это физически невозможно при портфеле от трёх проектов. Эргономика BIPULSE нацелена на привлечение внимания к проблемным проектам, которые требуют внимания PMO.

График температур (диагональный буфер) даёт проектному офису визуальную картину: какие проекты отстают, какие идут в норме, какие в зелёной зоне и не требуют вмешательства.

Детальная аналитика проекта показывает: у проекта проблемы с процессами или ему просто не хватает ресурсов. Люди могут работать хорошо, а проект всё равно отстаёт — значит, проекту не хватает ресурсов. Проектный офис получает диагноз, с которым можно принимать решение: перебросить ресурсы или разбираться с процессами.

Для задач бюджетирования система выявляет отклонение от плановых трудозатрат уже на этапе планирования: если заложили 400 человеко-дней, а в процессе планирования выяснили, что там 1000, система покажет расход ресурсного буфера. Человеко-дни напрямую конвертируются в бюджет — это первый индикатор для проектного офиса (PMO), что проект не уложится в плановый бюджет и что он опаздывает.

BIPULSE обеспечивает реагирование на проблемы в течение 1-2 дней, когда фактическая длительность задачи начинает превышать плановую. Метрики Оперативного плана и срезы данных Потока предоставляют все нужные данные для принятия решений руководителем проекта или проектного офиса.

Аналитика и совещание PMO

Для проектного офиса доступно несколько ключевых срезов данных.

• Сводка по состоянию проектов позволяет быстро увидеть: где есть проблемы, какие проекты надо спасать, а какие идут по плану.

• Ресурсный план показывает, где и какие ресурсы заняты или конфликтуют. Это позволяет определить, хватит ресурсов или нет. В режиме автоматического планирования срезы Ресурсного плана показывают когда будет свободная мощность для запуска новых проектов с учетом актуального, оперативного расписания проектов.

• Состояние проекта визуализируется на графике температур (диагональный буфер) — графике, который показывает прогресс каждого проекта и его отклонение. Все основные метрики передаются и отображаются на тактическом плане и на расписании проектов.

Ключевая метрика, отслеживаемая в режиме реального времени, — это отклонение проекта.

Методология управления проектами Методом Критической Цепи (CCPM) и эргономика BIPULSE фокусируют внимание на проблемных проектах, поэтому совещание по анализу состояния портфеля и принятию решений занимает не более 15 минут, независимо от размера портфеля.

Реагирование на проблемы

Основной механизм предотвращения срывов сроков — анализ расхода буфера проекта. Буфер проекта — это резерв времени в конце проекта. Он защищает проект от неопределённости Мёрфи: рисков, о которых мы не знаем.

С точки зрения рекомендуемой методики управления проектами (Метод управления проектным бизнесом), все известные угрозы с фатальными последствиями (экзистенциальные угрозы) должны быть обработаны на этапе планирования. Ключевой механизм предотвращения срывов сроков проектов — ежедневный контроль задач по отклонениям: когда задача начала нарушать плановую длительность. А также анализ расхода буфера критической цепи.

Эскалация проблем руководителю проекта и портфеля работает через регулярные мероприятия. Важно задавать корректирующие вопросы "Как вернуть проект в зелёную зону?" руководителю проблемных проектов лично.

Система предоставляет пять ключевых рекомендаций при отклонениях:

1. сократи расписание проекта - чтобы держать команду проекта в тонусе;
2. всё в норме - ничего не трогай;
3. готовь план изменений,
4. применяй план изменений;
5. делайте что-нибудь — когда проект неуправляемый или проект находится в чёрной зоне

Основное корректирующее воздействие при переходе проекта в чёрную зону — остановка других проектов и предельная фокусировка ресурсов на одном проекте.

Важное замечание: В отличие от других систем управления проектами, в BIPULSE при обнаружении проблемы ничего не происходит. Никаких блокировок и автоматических уведомлений — все решения должны приниматься на совещании по анализу состояния проектов. Система остаётся доступной для всех сотрудников для внесения изменений. Лучше узнать о проблеме заранее: сотрудник внёс дополнительные работы, создал задачи, система показала отставание — после чего нужно разбираться в причинах. Блокировки в системе не предусмотрены по методологическим причинам.

Преимущества подхода для проектного офиса

BIPULSE спроектирован специально под мультипроектную среду матричных компаний. Система поддерживает управление методом критической цепи и мультипроектное управление как единое целое.

В отличие от классических PM-решений, которые фокусируются на целях и теряют из виду факт исполнения, BIPULSE автоматизирует сбор факта снизу через операционный цикл и двухуровневое планирование.

При работе с портфелем инициатив вся логика планирования ничем не отличается от работы с задачами. Инициатива — это такая же задача. Проектный офис получает единую модель для контроля любых работ: от рядовой задачи до стратегической инициативы.

Анализ состояния портфеля занимает не более 15 минут, независимо от его размера. Как только выстроена общая система управления, внимание требуют только проблемные проекты — те, по которым есть отклонения.

BIPULSE позволяет проектному офису отслеживать не только сроки, но и бюджет. Расход человеко-дней напрямую конвертируется в бюджет. Система показывает расход ресурсного буфера — первый индикатор того, что проект не уложится в плановый бюджет. Ключевая задача PMO — максимизировать доход на единицу операционных затрат, которые постоянны и неизменны.

Функция автоматизации проектного офиса не снижает потребность в ручном контроле, а повышает его качество. Потому что важно смотреть в глаза сотруднику и задавать вопросы. BIPULSE предоставляет все метрики для этих вопросов. Рутинная операция — выяснить, куда поставить проект, — автоматизируется за счёт выравнивания ресурсов.

Кому подходит и когда внедрять

Функция автоматизации проектного офиса наиболее востребована в компаниях матричного типа: научно-исследовательские институты, конструкторские бюро, инжиниринговые центры. Те, кто занимается проектированием объектов капитального строительства, проектируют новые изделия (станки, приборы) или IT-разработку. Это компании, где проекты имеют высокую неопределённость и невозможно построить надёжные календарно-сетевые графики, которые всегда плывут. Часто отклонения от начального графика в IT-проектах составляет 300%.

Максимальный эффект автоматизация даёт при следующих условиях:

• мультипроектная среда;
• жёсткие сроки;
• проекты высокой неопределённости (проектирование, разработка софта).

В распределённых командах система обеспечивает общий центр понимания, кто чем занят, однако не изолирует от ежедневных встреч.

Автоматизация становится критически важной начиная с трёх проектов. Один проект можно вести в Excel, два проекта — на двух Excel-файлах, на трёх проектах уже становится сложно. Система начиная с трёх проектов уже приносит пользу.

Ключевая проблема без автоматизации, которая решается долго и сложно, — это выравнивание ресурсов и корректное календарно-сетевое планирование.

Пример использования

До автоматизации проектный офис не может добиться от руководителей подразделений нормальной оценки длительности работы или прогноза загрузки ресурсов. Потому что всех данных для принятия решений у проектного офиса нет. Нет нормальных метрик и данных об отклонении. Стандартная система светофора в отклонениях (5, 10, 30 дней) нецелесообразна для проектов разного размера.

После внедрения задача проектного офиса сводится к двум действиям: контролируй метрики, задавай вопросы и подводи итоги по завершённым проектам. Проектный офис становится, с одной стороны, органом, принимающим решение о запуске и остановке, а с другой — ревизором и наставником.

Также, меняется работа руководителя проекта. Руководитель проекта сначала, в роли модератора, проводит с командой планирование проекта на стикерах, а затем вносит план в систему. После он запускает первую задачу — начинает проект. Стартует автоматизация. Задача руководителя проекта — задавать вопросы и контролировать. Делать ему в системе больше ничего не надо. Это роль наблюдателя и ревизора.

BIPULSE показывает отставание за 12 месяцев до того, как проект нарушит сроки. Это позволяет перестроить планы и сфокусировать команду на приоритете.

Эффекты от внедрения

Одна компания за год выполнила на 30% больше работы по проектам. Другая компания после внедрения методики стала выполнять все проекты точно вовремя.

Заключение

Автоматизация проектного офиса в BIPULSE решает главную задачу матричных компаний — выполнение проектов в срок за счёт фокусировки на проблемных проектах и выравнивания ресурсов.

Методология критической цепи и эргономика системы позволяют проектному офису анализировать портфель и принимать решения за 15 минут, независимо от количества проектов.

Если в вашей компании несколько проектов выполняются параллельно, ресурсы распределены между ними, а срыв сроков становится системной проблемой — BIPULSE даёт инструменты для управления без хаоса и ручного пересчёта графиков.