Начало работы

Подготовка среды

BIPULSE - это корпоративная система управления проектами, поэтому перед началом работы необходимо выполнить ряд действий отношении создания пространства и выдачи прав доступа:

1. На странице «Персонал / Компания» используя пункт меню «Создать -- Добавить сотрудника» добавьте карточки всех участников проекта в систему
2. На странице «Персонал / Компания» используя пункт меню «Создать -- Создать подразделение» создайте карточку подразделения, и определите состав подразделения: команда проекта. Обязательно разрешите участникам проекта менять состояние задач. Если сотрудник может менять состояние задачи, значит его можно назначить ответственным исполнителем по задаче.
   1. Проверьте, что у пользователей есть право "Может менять состояние задачи", только пользователи с этим правом могут быть назначены на задачи.
   2. Проверьте что вы сами есть в этом Подразделении, право Администратора не даёт прав работать со всеми элементами управления проектами.
3. Через меню "Создать - Новая программа проектов" создайте Программы проектов или Направления (Например: Проекты Развития, Производство, Объект 35). При создании укажите, какие подразделения имеют доступ к этим программам проектов.

После выполнения этих действий, вы будете готовы создавать проекты и задачи.

Инициация нового проекта или направления

В ситуации начала работы над новым проектом или направлению деятельности по созданию Продукта с применением решения BIPULSE рекомендуем следующий порядок действий:

1. Определите назначение проекта и его суть. Ответьте на вопрос «Зачем вы начинаете это проект?»
2. Определите основные риски проекта (угрозы для выполнения проекта) и условия внешней среды в которых проект будет выполняться.
3. Определите команду проекта, тех кто будет непосредственно выполнять задачи проекта и смежные подразделения и заинтересованные стороны
4. Определите ключевые этапы поставки Продукта, или вехи проекта.

Когда вы выполнили эти действия, у вас появились все данные для внесения их в BIPULSE. В нотации применяемой в BIPULSE:

• Каждый этап поставки --- самостоятельный Проект с фиксированными датами начала работ по проекту и его окончанию
• Серия связанных проектов --- Программа проектов
• Направление работ --- также Программа проектов

Порядок заполнения внесения данных в BIPULSE

1. На странице «План работ / Стратегический план» используя пункт меню «Создать -- Новая программа проектов» создайте карточку программы проектов.

   1. При создании карточки программы в поле «Устав проекта» укажите Устав проекта. Мы рекомендуем использовать шаблон приведённый в этом разделе ниже.
   2. При создании карточки программы проектов укажите ранее созданное подразделение которому разрешено работать с этой программой проектов.

2. На странице карточки программы проектов по кнопке «Добавить проект» добавьте необходимо количество проектов.

3. Для каждого созданного проекта в поле «описание» укажите Цель, Назначение, Критерий завершения и Критерий успеха, а также сроки выполнения проекта. Проект будет создан в состоянии «новый» и будет доступен к выбору в Тактическом плане при включении режима работы «Планирование» или фильтра «новые».

4. Выполните планирование проекта по рекомендациям раздела «Планирование проекта»

5. Переведите проект в состояние «исполняется» нажатием на кнопку «Начать» в карточке проекта. Проект будет доступен к выбору в Тактическом плане при включении режима работы «Управление» или фильтра «в работе».

Сопровождение существующего проекта

В ситуации, когда вы, в роли нового назначенного руководителя проекта, подключаетесь к проекту на фазе исполнения, то BIPULSE поможет быстро понять в каком состоянии находится проект. Но для этого необходимо выявить все цели и ограничения проекта а потом внести их в систему. Для этого рекомендуем следующий порядок действий:

1. Выявите назначение проекта и его суть. Опросите владельца бизнеса и заинтересованные стороны. Найдите ответ на вопрос «Зачем проект выполняете и какова его цель?»
2. Выявите основные риски проекта и условия внешней среды в которых проект исполняется. Опросите заинтересованных лиц и команду проекта.
3. Выявите команду проекта, тех кто будет непосредственно выполняет задачи проекта и смежные подразделения и заинтересованные стороны. Зачастую эти функции сильно размазаны по компании, и вам придётся проделать работу детектива чтобы найти всех.
4. Выявите ключевые этапы поставки Продукта, или вехи проекта.

После того как вы выявили все параметры проекта внесите их в систему, тем же способом как рекомендовано в предыдущем разделе «Инициация нового проекта или направления».

Соглашение о целях проекта (Устав проекта, Карчочка проекта)

Ниже приведён рекомендуемый шаблон Соглашения о Целях проекта (Устава проекта) или программы проектов. Но вы можете использовать свой.

= Объем =

== Зачем=
''(обоснование выполнения проекта, зачем его начинать)''

== Цель проекта ==
''(в чём цель проекта? Какой конечный результат?)''

== Критерий успеха ==
''(как определим что проект успешен?)''

= Условия (Ограничения) =
== Требования ==
''(что именно  сделать надо? где ТЗ? или основные требования)''

== Факторы среды ==
''(что влияет на проект снаружи и внутри проектной команды)''

== Риски ==
''какие основные риски выполнения проекта?)''

= Ресурсы =
== Время ==
''(Сколько времени есть? Сроки)''

== Бюджет ==
''(сколько есть денег?)''

== Люди ==
''(Кто будет работать над проектом?)''

Примечание: Текст приведён в разметке редактора Mediawiki, включаемого по умолчанию

Интеграция с существующей системой учёта заявок и нормализация исходных данных

В условиях когда у вас не было правил ведения заявок (задач), то сразу после подключения BIPULSE к существующей системе учёта заявок в режиме интеграции BIPULSE может начать считать неверные данные. Это связано с тем, что заявки могут возвращаться на предыдущий этап или переоткрываться. Из-за этого дата начала работы по заявке будет взята самая ранняя, а реальная статистика будет искажена.

Рисунок: слишком большие фактические сроки выполннения задач

С другой стороны, BIPULSE может показать ранее невидимое. Например, большое число заявок с длинным сроком исполнения и назначенных на одного сотрудника. Например: У Ивана Алексеева 30 задач и все находятся «в работе» более 50 дней. Это значит, что сотрудник не занимается ни одной из них и нужно тратить время на выяснение «Чем сотрудник на самом деле занимается?».

Поэтому, мы рекомендуем просмотреть по каждую заявку, в существующей системе учёта заявок, и обработать заявку по алгоритму отвечая последовательно на вопросы:

1. Вся ли работа по заявке выполнена? -- Если выполнена, передвиньте задачу в следующую фазу
2. Что из заявки сделано? -- Запишите в комментарий или отчёт к заявке «Что именно сделано».
3. Что нужно сделать, чтобы завершить задачу сейчас? -- Запишите план остатка работ в комментарий или отчёт к заявке
4. Это можно сделать прямо сейчас? -- Если «да», то запишите результат работы в комментарий или отчёт к заявке и передвиньте заявку в следующую фазу
5. Когда это можно сделать? -- Завершите текущую заявку, привяжите её к актуальному проекту поставки для учёта фактической работы. Создайте новую заявку связанную с этой.
6. В каком проекте поставки нужно обеспечить результат по этой заявке?? -- Привяжите новую заявку к проекту где эта работа актуальна и должна быть сделана.

Ваше идеальное состояние:

1. В портфеле заявок (заявки не присвоенные ни к одному проекту) не должно быть заявок в состоянии "в работе".
2. В портфеле заявок находятся заявки в состояниях «новые» или «запланированные»
3. У вас нет заявок с фактическим временем исполнения более 7 дней.
4. У каждого исполнителя в работе находится не более двух заявок одновременно.